Kørselsregnskab
Kørselsregnskab lader dig registrere erhvervsmæssig kørsel efter SKATs regler. Hver kørsel kan både udbetales til medarbejderen (som godtgørelse) og faktureres til kunden (med moms). Registreringerne udgør samtidig en kørebog, du kan eksportere til SKAT.
Registrér en kørsel
Klik på Tilføj kørsel og udfyld dato, medarbejder, opgave, kørselsprodukt, formål, start- og slutadresse samt antal kilometer. Feltet Rute / delmål er valgfrit og bruges, hvis turen havde mellemstop. Beløbene til medarbejder og fakturering beregnes automatisk, men kan rettes. Lader du et felt stå tomt, udelades kørslen fra hhv. lønseddel eller faktura.
To uafhængige satser
Kørsel har to satser, der sættes hvert sit sted:
Til medarbejder (godtgørelse) — bestemmes af jeres politik under Indstillinger: enten statens skattefri sats (standard) eller en fast sats, I selv vælger.
Til kunde (fakturering) — bestemmes af det valgte kørselsprodukt: enten skattefri sats eller en fast pris, I selv sætter på produktet.
Den skattefri sats hentes automatisk fra statens satstabel ud fra kørslens dato (2026: 3,94 kr/km for de første 20.000 km, derefter 2,28 kr/km). Hver kørsel gemmer den anvendte skattefri sats, så en senere ændring aldrig påvirker historiske kørsler.
20.000 km-grænsen
Når en medarbejder passerer 20.000 km i et kalenderår, ændres adfærden afhængigt af indstillingen Automatisk skift til lav sats over 20.000 km under Indstillinger:
Aktiv (standard) — InvoTrack anvender automatisk den lave sats til kilometer over grænsen. Registreringer der spænder over grænsen får en blandet sats (under-portion × høj sats + over-portion × lav sats), så det samlede beløb stemmer.
Inaktiv — du får en advarsel på Kørselsregnskab, men satsen ændres ikke automatisk. Du skal selv justere satsen på nye registreringer.
Hvis I betaler mere end den skattefri sats
Betaler I medarbejderen mere end statens skattefri sats, er det overskydende skattepligtigt. InvoTrack håndterer det automatisk: kun den skattefri del (km × skattefri sats) dokumenteres i kørebogen og vises som skattefri godtgørelse, mens beløbet derudover vises separat som skattepligtigt kørselstillæg på lønsedlen. Selve skattetrækket sker i jeres lønsystem.
Kørebog til SKAT
På Rapporter kan du eksportere en kørebog pr. medarbejder som PDF eller CSV. Den indeholder de oplysninger, SKAT kræver: modtagerens navn, adresse og CPR-nummer, formål, dato, mål med eventuelle delmål, antal kilometer, sats og beregning — og viser kun den skattefri del. Udfyld medarbejderens CPR-nummer under Medarbejdere.
Selvstændig (enkeltmandsvirksomhed)
Slår du Min virksomhed er en enkeltmandsvirksomhed til under Indstillinger, skifter Kørselsregnskab til fradragsmodellen:
Nøgletallet "Til refusion" hedder nu "Til kørselsfradrag" og viser årets samlede fradrag (km × skattefri sats).
Dialogen til at oprette en kørsel skjuler "Til medarbejder (godtgørelse)"-feltet helt og viser i stedet en linje med kørselsfradraget for turen. Kun "Til fakturering" og kørebogsfelterne udfyldes.
Kørebogen omformuleres til fradragsbrug og afsluttes med "Kørselsfradrag i alt" til selvangivelsen.
Lønsedler-menupunktet fjernes helt — der udbetales ingen løn til indehaveren.
Kørselsregler og dokumentationskrav er identiske for begge modeller — kun udbetalingsformen og rapporteringen er forskellig. Spørg din revisor hvis du er i tvivl om, hvilken model der gælder for din virksomhed.
