Tidsregistrering er kernen i InvoTrack. Her registrerer du den tid, du bruger på opgaver, og disse timer danner grundlag for fakturaer og lønsedler.

Opret en tidsregistrering

Klik på Tilføj tidsregistrering og udfyld dato, antal timer og vælg opgaven via kaskadende dropdowns: Kunde → Projekt → Opgave. Kun opgaver, der er klar til tidsregistrering, vises (Planlagt, Startet, Test og Drift) — opgaver på pause, afsluttede og fakturerede opgaver kan der ikke registreres tid på.

Arbejde uden beregning

Løntimer og faktureringstimer er to selvstændige felter. Sætter du faktureringstimer til 0, mens løntimerne står, betyder det, at arbejdet er udført for egen regning: medarbejderen får løn for timerne, men kunden bliver ikke opkrævet. Sådan en registrering kommer slet ikke med på fakturaen — hverken som linje eller som en linje til 0,00 — og den bliver heller ikke markeret som faktureret. Den bliver stående som ufaktureret og kan redigeres, hvis du senere alligevel vil fakturere timerne.

Udført arbejde

Feltet "Udført arbejde" beskriver, hvad du har lavet. Du kan vælge fra dine faste tekster for at spare tid, eller skrive frit. Teksten vises på fakturaen.

Filtrering

Brug datofelterne til at indsnævre perioden (standard: forrige måned til i dag). Du kan også filtrere på kunde og medarbejder, søge i tekst og skifte mellem fakturerede og ufakturerede registreringer. Listen opdateres automatisk, så snart du ændrer et filter — der er ingen knap at trykke på.

Kunde-filteret rammer præcist: det viser kun registreringer, der hører til den valgte kunde. Søgefeltet leder derimod i både kunde-, projekt- og opgavenavne samt teksten under "Udført arbejde" — så det er godt til at lede bredt, men mindre egnet, hvis du vil se alt på én bestemt kunde. Begge dele kan bruges samtidig.

Hvem kan se og rette registreringer

Administratorer, managere og SuperAdmins ser alle medarbejderes registreringer og kan oprette, rette og slette dem — det er også dem, der har medarbejder-filteret til rådighed. En almindelig medarbejder ser kun sine egne registreringer og kan kun oprette og rette på sin egen profil. Uanset rolle er fakturerede registreringer altid låst (se nedenfor).

Dagstotaler

Registreringer grupperes efter dato, og dagstotalen vises for hver dag. Det giver et hurtigt overblik over din daglige arbejdsindsats.

Fakturerede registreringer er låste

Når en tidsregistrering er blevet faktureret, låses den automatisk mod redigering og sletning. Det sikrer, at fakturaens indhold altid stemmer overens med de underliggende timer. Du kan stadig åbne registreringen for at se detaljerne — den vises med et øje-ikon i stedet for redigér-ikonet.

Hvis du har brug for at rette en faktureret registrering, skal du først slette den tilhørende faktura (kun muligt for kladder). Derefter låses registreringerne op og kan redigeres igen.

Hvis en anden retter det samme samtidig

Arbejder I flere i systemet, kan det ske, at en kollega når at gemme tidsregistreringen, mens du sidder med den åben. Tidligere ville den sidste, der gemte, overskrive den anden — uden besked. Det sker ikke længere: InvoTrack opdager det og spørger dig i stedet.

Du får en dialog, der viser din værdi og det, der står i systemet nu, felt for felt, så du kan se præcis hvad forskellen er. Derefter vælger du:

Behold mine ændringer gemmer dine værdier oven i kollegaens. Kassér mine ændringer beholder det, kollegaen gemte, og henter den nyeste version frem. Dine indtastninger går altså kun tabt, hvis du selv vælger det.

Søg i dropdown-lister

Dropdown-lister, hvor du vælger en kunde, et projekt, en opgave eller en medarbejder, fungerer ens overalt: du kan enten klikke og bladre i listen, eller begynde at skrive for at søge. Søgningen leder i hele den tekst, der står på linjen — i en opgaveliste, der viser "Kunde / Projekt / Opgave", finder du altså opgaven ved at skrive et hvilket som helst af de tre. Der er ikke forskel på store og små bogstaver.

Rækkefølgen er senest brugt først, ikke alfabetisk. Det, du sidst har arbejdet med, redigeret eller registreret noget på, ligger øverst — og en post, du lige har oprettet, ligger allerst øverst. På den måde er de få, du bruger i denne uge, altid inden for rækkevidde, uanset hvor mange du har i alt.