Produkter i InvoTrack svarer til produkter/varenumre i dit regnskabsprogram. De definerer din ydelseskatalog — hvad du sælger og til hvilken standardpris pr. enhed.

Produkter som ydelseskatalog

Et produkt repræsenterer en type ydelse, f.eks. "Konsulentbistand" eller "Projektledelse". Det har en standardpris pr. enhed (typisk timepris) og en enhedsbetegnelse (f.eks. "timer"). Du opretter typisk 3–5 produkter, der dækker dine ydelsestyper.

Produkttype

Hvert produkt har en type, der bestemmer hvor det kan vælges: Ydelse (tid/fast pris via kaskaden), Kørsel eller Udlæg. Vælger du Kørsel, kan du desuden angive om faktureringssatsen følger statens skattefri sats eller en fast pris på produktet. Udlægs-produkter fungerer som kategorier (fx Forplejning) — beløbet indtastes pr. registrering, så prisen er typisk 0.

Periode (abonnementer)

En Ydelse kan have en periode: måned eller år. Så kan den bruges til abonnementer, f.eks. hosting til 1.500 kr. pr. år — prisen er pr. periode, og enhedsbetegnelsen er typisk "måned" eller "år". Perioden findes kun i InvoTrack; regnskabssystemets vare har blot en pris og knyttes som alle andre ydelser.

Produktkaskaden

Produkter tildeles via kaskaden Kunde → Projekt → Opgave. Kunden skal altid have et produkt. Projekter og opgaver kan valgfrit overskrive det med et andet produkt. Det mest specifikke produkt gælder. Produktet bestemmer timeprisen og regnskabskoden på fakturalinjer.

Fastpris (tilbud)

Faste priser sættes direkte på projekter eller opgaver — ikke på produktet. Produktet bruges stadig til at identificere ydelsen og beregne omkostningsgrundlag, men selve tilbudsbeløbet angives i feltet "Fast pris" på det relevante projekt eller opgave.

Produktkode

Hvert produkt har en unik kode (f.eks. "KONS-TIME", "PROJ-LED"), der matcher dit regnskabsprograms varenummer. Koden vises på fakturaer og i eksport.

Knyt produktet til en vare i regnskabssystemet

Har du aktiveret en regnskabsintegration — UniConta, Billy, e-conomic eller Dinero — vises et felt øverst i produktdialogen med knappen Knyt til …-vare. Har en Ydelse en pris, viser listen kun varer med samme pris — navnet er sjældent det samme i de to systemer, men prisen skal være det. Slå Kun varer til … fra for at se alle varer (dem med samme pris står stadig øverst), og brug søgefeltet til at indsnævre på navn eller varenummer. Varer, der allerede er knyttet til et andet produkt, er skjult; slå Vis også poster, der allerede er knyttet til for at se dem. Vælg varen — så udfyldes Ekstern kode med den nøgle, regnskabssystemet kender varen på: varenummeret i UniConta og e-conomic, et internt id i Billy og Dinero. Fjern tilknytning ophæver den igen.

Hent et produkt fra regnskabssystemet: klik Tilføj produkt, og knyt det tomme produkt til varen. Listen viser da alle varer, der endnu ikke er knyttet til InvoTrack. Er Kode tom, udfyldes den med varenummeret, og i sammenligningen bagefter er regnskabssystemets navn, pris og enhed valgt på forhånd. Vælg Type, og klik Opret. Findes koden allerede på et andet produkt, afvises det med dialogen åben, så du kan vælge en anden.

Findes varen ikke, klikker du Opret ny i … i samme liste (fx "Opret ny i Dinero"). Feltet viser derefter Oprettes i …, når du gemmer, og Fortryd trækker valget tilbage. Kun produkter af typen Ydelse kan oprettes som varer — kørsels- og udlægsprodukter sendes i stedet som fritekst-linjer på fakturaen, og for dem tilbydes knappen ikke.

Intet gemmes, før du klikker Opdatér (eller Opret på et nyt produkt) — hverken tilknytningen eller oprettelsen i regnskabssystemet. Skal varen oprettes, gemmer InvoTrack først produktet og opretter derefter varen med de oplysninger, du ser i dialogen.

Bruger du det, behøver produktets egen kode i InvoTrack ikke være den samme som varenummeret i regnskabssystemet — den eksterne kode er den, der bruges udadtil.

Efter tilknytningen sammenligner InvoTrack navn, pris og enhed med regnskabssystemets vare og viser kun det, der er forskelligt. For hvert felt vælger du Behold begge, Hent fra … eller Send til … (opdatér varen i regnskabssystemet med InvoTracks værdi). Begge veje sker først, når du gemmer produktet, og kun de valgte felter ændres. Du kan tage sammenligningen igen med Sammenlign felter.

Enheder sammenlignes, som regnskabssystemet kender dem: "Timer" i InvoTrack og "Hours" i UniConta er samme enhed og vises ikke som en forskel. Henter du en enhed, gemmes den med InvoTracks ord — "Pcs" fra UniConta bliver til "stk", som er det, fakturaen viser. Billys varer har ingen enhed, så der sammenlignes kun navn og pris. Har regnskabssystemet ingen enhed svarende til InvoTracks, ændres varens enhed ikke, og du får besked, når du gemmer.

Se hvilke produkter der er knyttet

Kolonnen Regnskab i produktlisten viser en grøn sky og varenummeret, når produktet er knyttet til en vare, og en grå sky og Ikke knyttet, når det ikke er. Skriv fx "ikke" i kolonnens filter for at se alle produkter, der mangler at blive knyttet.

Sortering, filtrering og sider

Alle tabeller i InvoTrack fungerer ens: klik på en kolonneoverskrift for at sortere efter den (klik igen for at vende rækkefølgen), og skriv i feltet under overskriften for at filtrere på den kolonne. Filtrene virker på det, du kan se i tabellen — skriver du f.eks. "Kørsel", finder den de rækker, der viser netop det. Du kan kombinere flere kolonnefiltre på én gang, og du rydder et filter med krydset i feltet. Nederst vælger du, hvor mange rækker der vises pr. side (50 som standard).