Regnskabsintegration
Med regnskabsintegrationen kan du sende fakturaer direkte til dit regnskabssystem i stedet for at indtaste dem manuelt. InvoTrack understøtter UniConta, Billy, e-conomic og Dinero.
Integrationen er envejs: InvoTrack sender fakturaer — og de kunder og produkter, fakturaerne bruger — ud til regnskabssystemet. Der hentes aldrig data den anden vej. Når vi nedenfor skriver "synkronisér", betyder det netop dette: InvoTrack opretter eller opdaterer posten i regnskabssystemet ud fra InvoTrack — det er ikke en tovejs-spejling.
Sådan kommer du i gang
Gå til Indstillinger → Regnskabsintegration i menuen. Vælg dit regnskabssystem, udfyld loginoplysningerne og klik Test forbindelse. Når testen lykkes, slår du kontakten Aktivér integration til og gemmer indstillingerne. Felterne tilpasser sig automatisk det valgte regnskabssystem.
Hvad de enkelte systemer kræver
UniConta — brugernavn, adgangskode og virksomheds-ID. Kræver desuden, at integrationsadgangen (API) er aktiveret på UniConta-kontoen. Det er et betalt tillæg til ca. 119 kr./md., som bestilles hos UniConta eller din UniConta-forhandler. Der er to måder at få den, og de koster det samme: OData-adgang slået til på den bruger, du logger ind med, eller en serverlogin — en dedikeret integrationsbruger, der oprettes under Firma → Brugerrettigheder → Administrer brugere med brugertypen Server. Vælg det, der passer dig; InvoTrack kan ikke se forskel. Bruger du en serverlogin, er brugernavnet navnet på den login (fx InvoTrackAPI) — ikke din egen e-mailadresse. Afkrydsningsfeltet Integrationspakke under Firma → Vedligeholdelse → Slå funktioner til/fra er ikke det rigtige tillæg — det gælder kun revisorer (Univisor). Uden tillægget kan du ikke sende fakturaer.
Billy — en API-token, som du opretter i Billy under Indstillinger → Adgang og API, samt et Salgs-konto-ID fra Billy's kontoplan (Indstillinger → Kontoplan — åbn salgs-kontoen og kopiér ID'et fra URL'en). Nye produkter bogføres mod den valgte konto, og rejse-/udlægs-linjer sendes som fritekst uden konto-reference. API/integrationer er kun med på pakkerne Plus (295 kr./md.) og Complete (595 kr./md.) — Gratis- og Basic-pakken (160 kr./md.) har ikke integrationsadgang.
e-conomic — App-hemmelighedstoken og Aftale-token samt numrene på den kundegruppe, betalingsbetingelse, momszone, produktgruppe og det fakturalayout, som nye kunder, varer og fakturaer skal oprettes med. Alle fem numre skal være hele tal større end 0. API'et er inkluderet i pakkerne Plus, Smart og Komplet (de laveste pakker har ikke API-adgang).
Dinero — bruger OAuth2 via Visma Connect. Du opretter selv en integration i Visma Connect (gratis), autoriserer den mod din Dinero-konto (typisk via Postman, som beskrevet i Dineros dokumentation) og kopierer fire værdier herind: Klient-ID, Klient-hemmelighed, Refresh-token og Organisations-ID. Organisations-ID'et findes nederst til venstre i Dinero-appen. InvoTrack veksler refresh-token til et kortvarigt access-token før hvert API-kald og gemmer automatisk det opdaterede refresh-token. Dinero har en rate limit på 100 kald pr. minut pr. organisation.
Send en faktura
Åbn en faktura fra fakturalisten, klik på Send og vælg dit regnskabssystem — eller klik på Udsted i listen. En kladde udstedes og bogføres i samme skridt: den får sit nummer som det højeste af InvoTracks og regnskabssystemets næste fakturanummer, og du bliver bedt om at bekræfte først, for en bogføring kan ikke fortrydes — en rettelse kræver en kreditnota. Fakturaen markeres som Sendt og låses i InvoTrack. Kreditnotaer sendes på samme måde og knyttes til den faktura, de krediterer.
UniConta ("Bogfør i UniConta og send til kunden") — fakturaen oprettes som en hurtigfaktura: UniConta bogfører den, giver den sit fakturanummer og sender den til kunden på e-mail. Er UniContas nummer et andet end det reserverede, bruger InvoTrack UniContas. InvoTrack beder UniConta om en prøvekørsel, før fakturaen bogføres, så en afvisning ikke efterlader noget i UniConta, og en faktura bogføres aldrig to gange — også selvom en anden kundes faktura har samme reference.
Billy, e-conomic og Dinero ("Bogfør i …") — fakturaen oprettes og bogføres (godkendes) med InvoTracks nummer. Den sendes ikke til kunden fra regnskabssystemet. Denne del er endnu ikke afprøvet mod en rigtig konto.
Når fakturaen er sendt, vises et ikon ud for fakturanummeret i fakturalisten.
Hent betalingsstatus
Når kunden har betalt, og betalingen er afstemt i regnskabssystemet, kan InvoTrack hente betalingen tilbage: klik på Hent betalingsstatus i fakturalisten eller i fakturadetaljerne. InvoTrack læser kun — der skrives intet til regnskabssystemet. En faktura markeres som Betalt, når der intet restbeløb er tilbage; et delvist betalt beløb vises uden at ændre noget, og en faktura, du allerede har markeret som betalt, ændres aldrig tilbage. Se Fakturaer for, hvad de enkelte svar betyder.
UniConta — restbeløbet læses på fakturaens debitorpost; betalingsdatoen er datoen for den betaling, der er udlignet mod fakturaen.
e-conomic — restbeløbet læses på den bogførte faktura. e-conomic oplyser ikke betalingsdatoen på fakturaen, så dags dato bruges.
Billy og Dinero — restbeløb og betalingsdato læses på fakturaens betalinger.
Funktionen er ny og endnu ikke afprøvet mod en rigtig betalt faktura. Kan svaret ikke læses, ændres intet, og beskeden siger hvorfor.
Knyt kunder og produkter først
I kunde- og produktdialogen søger du efter posten, som den allerede findes i regnskabssystemet, og knytter den til. Derefter sammenligner InvoTrack de to felt for felt, og du vælger selv hvilke værdier der skal gælde. Se Kunder og Produkter for det fulde forløb. Det virker ens, uanset om du bruger UniConta, Billy, e-conomic eller Dinero.
Findes posten slet ikke i regnskabssystemet, vælger du Opret ny i … i samme liste (fx "Opret ny i Billy").
Regnskabssystemerne gemmer ikke helt de samme oplysninger, og sammenligningen viser kun de felter, dit system har. I Billy har en vare fx ingen enhed, så den række vises ikke. Kontaktperson og e-mail gemmes i Billy på kundens primære kontaktperson og i e-conomic på kundens attention-kontakt — det klarer InvoTrack, når felterne sendes.
Intet sendes, før du gemmer. At knytte, fjerne en tilknytning eller vælge "Opret" ændrer kun dialogen. Først når du klikker Gem, gemmer InvoTrack posten — og skal den oprettes, oprettes den derefter i regnskabssystemet med de oplysninger, du ser i dialogen. Lykkes oprettelsen ikke, er posten stadig gemt i InvoTrack, og du får besked om hvorfor.
En kunde markeret som Intern kunde — din egen virksomhed, til interne projekter — knyttes aldrig til regnskabssystemet og står som Ikke relevant i afstemningsfilen nedenfor.
Afstemning i regneark
Skal du knytte mange poster på én gang — typisk første gang integrationen tages i brug — er det tungt at gøre én dialog ad gangen. På siden Indstillinger → Regnskabsintegration ligger derfor to knapper, Kunder (CSV) og Produkter (CSV), som henter en fil med dine poster og regnskabssystemets side om side.
Filen åbnes i Excel. Kolonnen Status fortæller, hvad InvoTrack kunne regne ud: Sikker match (CVR eller varenummer er ens), Muligt match (kun navnet stemmer — kontrollér den selv), Kun i InvoTrack, Kun i regnskab, Flertydig (flere mulige modparter — ryd op først) og Ikke relevant. Kolonnen Forslag er InvoTracks bud, og den er med vilje tom de steder, hvor et gæt ville være for dyrt.
I kolonnen Beslutning skriver du selv, hvad der skal ske med hver linje: LINK (knyt de to poster sammen), KOPIER_TIL_REGNSKAB, KOPIER_TIL_INVOTRACK, OMDOEB, FLET, SLET eller IGNORER.
At hente filen ændrer intet. Hverken i InvoTrack eller i regnskabssystemet — filen er alene et overblik, du kan tage stilling ud fra. Kørsels- og udlægsprodukter står som Ikke relevant, fordi de sendes som fritekstlinjer uden varenummer og derfor aldrig skal knyttes. Det samme gælder interne kunder.
Godt at vide
Intet sker automatisk. InvoTrack læser kun dine kunder og varer, når du selv beder om det: når du knytter en post, og når du sammenligner felterne — og felter flyttes kun den vej, du vælger, når du gemmer. Der hentes aldrig fakturaer eller bogføring tilbage.
Opretter du en ny kunde i regnskabssystemet fra InvoTrack, kræver det et CVR-nummer. Kunder uden CVR — private og udenlandske — opretter du i regnskabssystemet og knytter dem derefter til.
Er en kunde eller vare først knyttet, sender InvoTrack ikke senere ændringer over af sig selv. Brug Sammenlign felter og vælg Send til … på de felter, der skal opdateres — de sendes, når du gemmer, og kun de valgte felter ændres i regnskabssystemet. Alt det, InvoTrack ikke kender — fx debitorgruppe, momszone og betalingsbetingelser — bliver stående, som det er.
Har en enhed i InvoTrack ikke et modstykke i regnskabssystemet (e-conomic og Dinero har hver deres faste liste over enheder), ændres varens enhed ikke, og du får besked om det, når du gemmer.
Produkter matches på varenummer (produktets kode). Kørsels- og udlægsprodukter oprettes ikke som varer — de sendes som fritekst-linjer på fakturaen, så regnskabssystemet ikke får zero-prisede vare-kort.
Fakturalinjerne sendes samlet pr. opgave — samme opdeling som den konsoliderede visning i fakturadetaljerne. Opgavens navn står forrest i linjens beskrivelse, så to linjer med samme produkt kan skelnes fra hinanden.
Skifter du regnskabssystem (fx fra UniConta til Dinero), nulstiller InvoTrack alle gamle eksterne referencer, så det nye system aldrig genbruger id'er fra det gamle.
Gemte hemmeligheder (API-tokens, adgangskoder, klient-hemmeligheder) sendes ikke tilbage til browseren — du ser en maskering (•••) på gemte felter. Lad feltet stå tomt for at beholde det gemte token, eller indtast en ny værdi for at overskrive den.
En faktura kan kun sendes én gang.
