Regnskabsintegration
Med regnskabsintegrationen kan du sende fakturaer direkte til dit regnskabssystem i stedet for at indtaste dem manuelt. InvoTrack understøtter UniConta, Billy, e-conomic og Dinero.
Integrationen er envejs: InvoTrack sender fakturaer — og de kunder og produkter, fakturaerne bruger — ud til regnskabssystemet. Der hentes aldrig data den anden vej. Når vi nedenfor skriver "synkronisér", betyder det netop dette: InvoTrack opretter eller opdaterer posten i regnskabssystemet ud fra InvoTrack — det er ikke en tovejs-spejling.
Sådan kommer du i gang
Gå til Indstillinger og find kortet Regnskabsintegration. Vælg dit regnskabssystem, udfyld loginoplysningerne og klik Test forbindelse. Når testen lykkes, slår du kontakten Aktivér integration til og gemmer indstillingerne. Felterne tilpasser sig automatisk det valgte regnskabssystem.
Hvad de enkelte systemer kræver
UniConta — brugernavn, adgangskode og virksomheds-ID. Kræver desuden, at skrive-/integrationsadgangen (API/OData) er aktiveret på UniConta-kontoen; det er et betalt tillæg til ca. 119 kr./md., som du selv slår til i UniConta under Firma → Vedligeholdelse → Slå funktioner til/fra. Uden tillægget kan du teste forbindelsen, men ikke sende fakturaer.
Billy — en API-token, som du opretter i Billy under Indstillinger → Adgang og API, samt et Salgs-konto-ID fra Billy's kontoplan (Indstillinger → Kontoplan — åbn salgs-kontoen og kopiér ID'et fra URL'en). Nye produkter bogføres mod den valgte konto, og rejse-/udlægs-linjer sendes som fritekst uden konto-reference. API/integrationer er kun med på pakkerne Plus (295 kr./md.) og Complete (595 kr./md.) — Gratis- og Basic-pakken (160 kr./md.) har ikke integrationsadgang.
e-conomic — App-hemmelighedstoken og Aftale-token samt numrene på den kundegruppe, betalingsbetingelse, momszone, produktgruppe og det fakturalayout, som nye kunder, varer og fakturaer skal oprettes med. Alle fem numre skal være hele tal større end 0. API'et er inkluderet i pakkerne Plus, Smart og Komplet (de laveste pakker har ikke API-adgang).
Dinero — bruger OAuth2 via Visma Connect. Du opretter selv en integration i Visma Connect (gratis), autoriserer den mod din Dinero-konto (typisk via Postman, som beskrevet i Dineros dokumentation) og kopierer fire værdier herind: Klient-ID, Klient-hemmelighed, Refresh-token og Organisations-ID. Organisations-ID'et findes nederst til venstre i Dinero-appen. InvoTrack veksler refresh-token til et kortvarigt access-token før hvert API-kald og gemmer automatisk det opdaterede refresh-token. Dinero har en rate limit på 100 kald pr. minut pr. organisation.
Send en faktura
Åbn en faktura fra fakturalisten og klik på knappen Send til regnskabssystem (fx "Send til UniConta"). InvoTrack synkroniserer automatisk kunden og de produkter, fakturaen bruger, og opretter derefter fakturaen som en kladde i regnskabssystemet. Du gennemgår og bogfører selv kladden. Når fakturaen er sendt, vises et ikon ud for fakturanummeret i fakturalisten.
Synkronisér kunder og produkter manuelt
Du kan også sende en enkelt kunde eller et enkelt produkt til regnskabssystemet på forhånd via knappen Synk til … i kunde- og produktdialogen (knappen viser navnet på dit regnskabssystem, fx "Synk til Billy"). Det er praktisk, hvis du vil oprette stamdata i regnskabssystemet, før du sender den første faktura. Også her går data kun én vej — fra InvoTrack til regnskabssystemet.
Godt at vide
Al overførsel går kun én vej — fra InvoTrack til regnskabssystemet. InvoTrack læser aldrig kunder, produkter eller fakturaer tilbage fra regnskabssystemet, så ændringer du laver direkte i regnskabssystemet, kommer ikke retur til InvoTrack.
Kunder matches på CVR-nummer. Nye kunder kræver et CVR-nummer — er kunden allerede synkroniseret (privat/udenlandsk), kan du sende fakturaer uden at udfylde et CVR-nummer.
Produkter matches på varenummer (produktets kode). Kørsels- og udlægsprodukter oprettes ikke som varer — de sendes som fritekst-linjer på fakturaen, så regnskabssystemet ikke får zero-prisede vare-kort.
Skifter du regnskabssystem (fx fra UniConta til Dinero), nulstiller InvoTrack alle gamle eksterne referencer, så det nye system aldrig genbruger id'er fra det gamle.
Gemte hemmeligheder (API-tokens, adgangskoder, klient-hemmeligheder) sendes ikke tilbage til browseren — du ser en maskering (•••) på gemte felter. Lad feltet stå tomt for at beholde det gemte token, eller indtast en ny værdi for at overskrive den.
En faktura kan kun sendes én gang.
