Fakturaer
Fakturaer genereres på baggrund af dine tidsregistreringer. InvoTrack samler alt ufaktureret tid for en kunde op til en valgt dato og opretter en faktura.
Generér en faktura
Klik på Generér faktura, vælg kunde og slutdato. Med afkrydsningsfeltet Medtag tekst om udført arbejde fra tidsregistreringer bestemmer du, om de enkelte arbejdsbeskrivelser kommer med på fakturaen, eller om kun opgavetitlen bruges. Du får en forhåndsvisning med alle fakturerbare linjer — timer pr. opgave med produkt og pris. Godkend for at oprette fakturaen som kladde.
Har kunden abonnementer, kommer hver periode, der er begyndt senest på slutdatoen og ikke er faktureret, automatisk med som sin egen linje under overskriften "Abonnementer". En kunde, der kun har en sådan periode, står også på listen over kunder, der kan faktureres.
Udsted — fakturanummeret gives ved udstedelse
En kladde har intet fakturanummer endnu. Klik på Udsted (send-ikonet) på fakturalinjen, eller brug Send i fakturadetaljerne. Ved udstedelsen får fakturaen sit nummer, dagens dato som fakturadato og en ny forfaldsdato efter betalingsbetingelsen.
Har du tilknyttet et regnskabssystem, bliver nummeret det højeste af InvoTracks næste nummer (under Indstillinger → Fakturering) og regnskabssystemets næste fakturanummer — aldrig et lavere. Så kan et bilag, der er bogført direkte i regnskabssystemet, ikke give to fakturaer samme nummer. Fakturaen bogføres samtidig i regnskabssystemet, og du bliver bedt om at bekræfte først. Giver regnskabssystemet fakturaen et andet nummer, bruger InvoTrack regnskabssystemets. Står der en forklaring under fakturaen i detaljerne, fortæller den, hvorfor nummeret sprang. Kan regnskabssystemet ikke læses, udstedes fakturaen alligevel med InvoTracks eget nummer.
Huller i nummerserien
Mangler et nummer mellem dine udstedte fakturaer — fx fordi en kreditnota blev bogført direkte i regnskabssystemet — vises en tom linje Hul i serien på nummerets plads i listen. Klik på Hent for at slå nummeret op i regnskabssystemet. Det kan være en faktura eller en kreditnota; den hentes ind i InvoTrack som skrivebeskyttet bilag og knyttes til kunden med samme konto. Findes nummeret ikke, kan du i stedet markere det som et bevidst spring med en årsag, som gemmes.
Krediter en faktura
En udstedt faktura rettes med en kreditnota — den kan ikke slettes. Klik på Krediter (fortryd-ikonet) på fakturalinjen. Vælg at kreditere hele fakturaen, eller angiv for hver linje hvor meget der skal krediteres, og tilføj eventuelt et prisnedslag med egen tekst. Skriv en årsag; den står på kreditnotaen. Ved fuld kreditering kan du vælge at frigive fakturaens tidsregistreringer, kørsler og udlæg, så de kan faktureres igen.
Kreditnotaen oprettes som kladde med fakturaens momssats og udstedes som en faktura: den får sit nummer fra samme nummerserie og bogføres i regnskabssystemet. Den viser fakturanummer og dato for den faktura, den krediterer. Der kan aldrig krediteres mere, end fakturaen lød på. Kreditnotaer sendes ikke via Stripe og opkræves ikke.
Fakturerbar tid
Kun tid på afsluttede opgaver (status 5) og løbende opgaver (status 1–4 med "Løbende" markeret) kan faktureres. Tid på andre opgaver — fx planlagte, opgaver på pause eller ikke-løbende opgaver i test/drift — kommer først med, når opgaven enten markeres som løbende eller sættes til afsluttet.
En kunde markeret som Intern kunde (se Kunder) kan aldrig faktureres og vises ikke på listen, når du genererer en faktura. Det er din egen virksomhed, brugt til tid på interne projekter.
Statusser
Kladde — fakturaen er oprettet men ikke udstedt og har intet nummer. Kan slettes; kun kladdens egne poster bliver ufakturerede igen.
Sendt — fakturaen er udstedt med nummer. Den er bogføringsmateriale og kan ikke slettes eller gøres til kladde igen; rettelser sker med en kreditnota.
Udstedt — en kreditnota, der har fået sit nummer.
Forfalden — fakturaen er sendt, men forfaldsdatoen er overskredet, og den er endnu ikke betalt. Denne status sættes automatisk (du kan ikke vælge den selv) og forsvinder igen, så snart du markerer fakturaen som betalt.
Betalt — kunden har betalt. Sættes af dig, af Stripe, eller når Hent betalingsstatus finder betalingen i dit regnskabssystem.
Hent betalingsstatus fra regnskabssystemet
Har du tilsluttet et regnskabssystem, kan InvoTrack se, om dine fakturaer er betalt dér. Klik på Hent betalingsstatus øverst i fakturalisten for at tjekke alle sendte, ubetalte fakturaer på én gang — eller i fakturadetaljerne for at tjekke én faktura. En faktura, som regnskabssystemet viser som betalt, markeres som Betalt med betalingsdatoen derfra. Kan regnskabssystemet ikke oplyse datoen, bruges dags dato, og det fremgår af beskeden. Det sker kun, når du klikker — InvoTrack henter ikke betalinger af sig selv.
Delvist betalt — vises med det betalte og det samlede beløb. Fakturaen forbliver Sendt.
Betalt her, ubetalt i regnskabssystemet — vises som en advarsel. InvoTrack ændrer aldrig en betalt faktura tilbage af sig selv; ofte er betalingen blot ikke afstemt i regnskabssystemet endnu.
Krediteret — er der udstedt en kreditnota til fakturaen, markeres den ikke som betalt, selvom regnskabssystemet viser den udlignet. Kontrollér selv, om den er betalt eller krediteret.
Andet beløb — lyder fakturaen på et andet beløb i regnskabssystemet, markeres den stadig som betalt, men forskellen nævnes.
Knyt ældre fakturaer til regnskabssystemet
En faktura, der er udstedt, før regnskabssystemet blev tilknyttet — eller bogført direkte dér — har ingen forbindelse til bilaget i regnskabssystemet, så dens betalingsstatus kan ikke hentes. Sådan en faktura har knappen Knyt til … (kædeikonet) i fakturalisten. Øverst gentages fakturaens indhold — periode, linjer pr. opgave og beløb — så du kan genkende den. Derunder vises de bogførte fakturaer på kundens konto i regnskabssystemet, med det bedste bud øverst: samme beløb, samme nummer og nærmeste dato. Klik på Knyt ud for den rigtige. Kun forbindelsen gemmes — intet sendes til regnskabssystemet, og fakturaens status, beløb og nummer ændres ikke.
Kunden skal først være knyttet til sin konto i regnskabssystemet (under Kunder).
Et bilag kan kun knyttes til én faktura i InvoTrack. Er det allerede knyttet, står det i listen, hvilken faktura det hører til.
En kreditnota kan kun knyttes til en kreditnota.
Kørsel og udlæg på fakturaen
Ufaktureret kørsel og udlæg med et faktureringsbeløb tilføjes automatisk fakturaen for kunden, oven i eventuelle fastpris-linjer. Viderefaktureret kørsel og udlæg pålægges moms på linje med din øvrige ydelse. Når linjerne er faktureret, låses de tilhørende kørsler/udlæg på samme måde som tidsregistreringer.
Se og kopiér fakturaoplysninger
Klik på en faktura i listen for at se detaljerne. Du kan skifte mellem detaljeret og konsolideret visning og kopiere indholdet som tekst eller TSV til regnskabsprogrammet.
Tidsregistreringer med 0 faktureringstimer — arbejde udført for egen regning — kommer ikke med på fakturaen og bliver ikke markeret som faktureret. Løntimerne på dem udbetales som normalt på lønsedlen.
Detaljeret viser hver enkelt tidsregistrering for sig. Konsolideret samler timerne pr. opgave: én linje pr. opgave med de samlede timer, satsen og en punktliste over det udførte arbejde. Bruger en opgave flere produkter med hver sin sats, får den én linje pr. produkt, så antal × sats altid stemmer med beløbet. Kørsel, udlæg og fastprislinjer vises enkeltvis i begge visninger.
Download fakturaen som PDF via knappen på fakturalinjen. PDF'en indeholder alle linjer, moms, betalingsbetingelser og dine firmaoplysninger. En kladdes PDF er mærket KLADDE og har intet nummer.
Send
Åbn en faktura og brug knappen Send i fakturadetaljerne. Menuen viser de kanaler, din konto har sat op: dit regnskabssystem (fakturaen udstedes og bogføres i regnskabssystemet med fakturanummeret fra udstedelsen, hvorefter den er låst her; UniConta sender den desuden til kunden på e-mail — se Regnskabsintegration), og Send via Stripe, hvis du har aktiveret betalingsintegrationen (Stripe sender en betalbar faktura på dansk til kunden og opkræver betalingen). Du kan bruge flere kanaler på samme faktura. Allerede sendte fakturaer er markeret med et sky-ikon ud for fakturanummeret i listen.
Auto-opkræv via Stripe
Er kunden knyttet til en Stripe-kunde (se Betalingsintegration), vises knappen Send + auto-opkræv i fakturadetaljerne. Klik for at trække fakturabeløbet på kundens gemte kort. Hvert forsøg vises under Betalingsforsøg med tidspunkt, status, beløb, Stripe-reference og en eventuel årsag. I fakturalisten viser et lille Auto-mærke ved statussen, om opkrævningen lykkedes (✓), fejlede (✕), afventer (…) eller kræver 3-D Secure (⚠). Fejler et forsøg, kan du klikke Forsøg igen. Kort der kræver 3-D Secure kan ikke trækkes automatisk — send i stedet fakturaen til manuel betaling.
Moms på udenlandske kunder
Står der et land på kunden, beregnes momsen efter reglerne for grænseoverskridende ydelser: momsregistrerede EU-kunder får 0 % med omvendt betalingspligt, kunder uden for EU får 0 % som eksport, og den relevante tekst påføres automatisk fakturaens PDF. Danske kunder (eller kunder uden land) får almindelig dansk moms.
Sortering, filtrering og sider
Alle tabeller i InvoTrack fungerer ens: klik på en kolonneoverskrift for at sortere efter den (klik igen for at vende rækkefølgen), og skriv i feltet under overskriften for at filtrere på den kolonne. Filtrene virker på det, du kan se i tabellen — skriver du f.eks. "Betalt", finder den de rækker, der viser netop det. Du kan kombinere flere kolonnefiltre på én gang, og du rydder et filter med krydset i feltet. Nederst vælger du, hvor mange rækker der vises pr. side (50 som standard).
Søg i dropdown-lister
Dropdown-lister, hvor du vælger en kunde, fungerer ens overalt: du kan enten klikke og bladre i listen, eller begynde at skrive for at søge. Søgningen leder i hele den tekst, der står på linjen — i en opgaveliste, der viser "Kunde / Projekt / Opgave", finder du altså opgaven ved at skrive et hvilket som helst af de tre. Der er ikke forskel på store og små bogstaver.
Rækkefølgen er senest brugt først, ikke alfabetisk. Det, du sidst har arbejdet med, redigeret eller registreret noget på, ligger øverst — og en post, du lige har oprettet, ligger allerst øverst. På den måde er de få, du bruger i denne uge, altid inden for rækkevidde, uanset hvor mange du har i alt.
