Udlæg lader dig registrere omkostninger ud over tid og kørsel — fx forplejning, parkering, bro/færge, hotel eller materialer. Hvert udlæg kan refunderes til medarbejderen og faktureres til kunden.

Registrér et udlæg

Klik på Tilføj udlæg og vælg dato, medarbejder og opgave. Vælg en kategori (fx Forplejning, Parkering, Hotel) — kategorien bestemmer regnskabskoden, så udlægget havner korrekt i dit regnskabsprogram. Indtast derefter beløbet direkte.

Beløbet indtastes — det varierer

Modsat tid og kørsel har udlæg ingen fast enhedspris: forplejning kan koste 150 kr den ene dag og 320 kr den næste. Derfor indtaster du det faktiske beløb hver gang. Beløb til medarbejder (refusion) og til fakturering følger automatisk hinanden, men kan sættes hver for sig — lad et felt stå tomt for at udelade udlægget fra hhv. lønseddel eller faktura. Feltet Antal er normalt 1 og vises som antal på fakturalinjen.

Enkeltmandsvirksomhed: Her er der ingen separat "refusion til medarbejder" — du er virksomheden. Dialogen viser kun ét beløbsfelt ("Beløb (til fakturering, ekskl. moms)"), som bruges som fakturalinje, hvis udlægget faktureres til kunden. Nøgletallet "Til refusion" øverst på siden vises ikke i denne tilstand, da der ikke er nogen refusion til en medarbejder. Bilaget gemmes uanset om udlægget faktureres.

Kategorier

Nye organisationer får et sæt almindelige kategorier (Forplejning, Parkering, Bro/Færge, Hotel/overnatning, Materialer). Du kan oprette flere under Produkter — vælg blot typen Udlæg — og give hver kategori sin egen eksterne kode til regnskabet.

På faktura og lønseddel

Udlæg med et faktureringsbeløb tilføjes kundens faktura (med moms). Udlæg med et refusionsbeløb vises på medarbejderens lønseddel under "Udlæg refunderet". Når et udlæg er faktureret, låses det mod redigering og sletning — slet den tilhørende fakturakladde for at låse op.

Bilag (valgfri)

Du kan vedhæfte et bilag til et udlæg — typisk en kvittering som JPG, PNG, WebP, HEIC eller PDF. Maks. 10 MB pr. fil. Bilaget er valgfrit; udlægget gemmes uanset om du tilføjer en kvittering eller ej.

I dialogen klikker du Vælg bilag og finder filen på din enhed. Har du allerede et bilag på udlægget, kan du klikke Fjern for at slette det (eller blot vælge en ny fil for at erstatte det). På udlægslisten vises en paperclip-ikon i kolonnen Bilag — klik på den for at åbne kvitteringen i en ny fane.

Bilag opbevares uden for den offentligt tilgængelige webrod og hentes via en adgangsbeskyttet adresse, så kun indloggede brugere fra din organisation kan se dem. Sletter du udlægget, fjernes bilagsfilen automatisk.

Hvem ser hvad

Administratorer og ledere ser alle organisationens udlæg. Medarbejdere ser kun deres egne — både i listen og i nøgletallene øverst på siden. Er din brugerkonto ikke knyttet til en medarbejder (via samme e-mailadresse), viser siden en advarsel; kontakt din administrator.

Sortering, filtrering og sider

Alle tabeller i InvoTrack fungerer ens: klik på en kolonneoverskrift for at sortere efter den (klik igen for at vende rækkefølgen), og skriv i feltet under overskriften for at filtrere på den kolonne. Filtrene virker på det, du kan se i tabellen — skriver du f.eks. "Parkering", finder den de rækker, der viser netop det. Du kan kombinere flere kolonnefiltre på én gang, og du rydder et filter med krydset i feltet. Nederst vælger du, hvor mange rækker der vises pr. side (50 som standard).

Søg i dropdown-lister

Dropdown-lister, hvor du vælger en opgave, en medarbejder eller en udgiftskategori, fungerer ens overalt: du kan enten klikke og bladre i listen, eller begynde at skrive for at søge. Søgningen leder i hele den tekst, der står på linjen — i en opgaveliste, der viser "Kunde / Projekt / Opgave", finder du altså opgaven ved at skrive et hvilket som helst af de tre. Der er ikke forskel på store og små bogstaver.

Rækkefølgen er senest brugt først, ikke alfabetisk. Det, du sidst har arbejdet med, redigeret eller registreret noget på, ligger øverst — og en post, du lige har oprettet, ligger allerst øverst. På den måde er de få, du bruger i denne uge, altid inden for rækkevidde, uanset hvor mange du har i alt.