Udlæg lader dig registrere omkostninger ud over tid og kørsel — fx forplejning, parkering, bro/færge, hotel eller materialer. Hvert udlæg kan refunderes til medarbejderen og faktureres til kunden.

Registrér et udlæg

Klik på Tilføj udlæg og vælg dato, medarbejder og opgave. Vælg en kategori (fx Forplejning, Parkering, Hotel) — kategorien bestemmer regnskabskoden, så udlægget havner korrekt i dit regnskabsprogram. Indtast derefter beløbet direkte.

Beløbet indtastes — det varierer

Modsat tid og kørsel har udlæg ingen fast enhedspris: forplejning kan koste 150 kr den ene dag og 320 kr den næste. Derfor indtaster du det faktiske beløb hver gang. Beløb til medarbejder (refusion) og til fakturering følger automatisk hinanden, men kan sættes hver for sig — lad et felt stå tomt for at udelade udlægget fra hhv. lønseddel eller faktura. Feltet Antal er normalt 1 og vises som antal på fakturalinjen.

Enkeltmandsvirksomhed: Her er der ingen separat "refusion til medarbejder" — du er virksomheden. Dialogen viser kun ét beløbsfelt ("Beløb (til fakturering, ekskl. moms)"), som bruges som fakturalinje, hvis udlægget faktureres til kunden. Nøgletallet "Til refusion" øverst på siden vises ikke i denne tilstand, da der ikke er nogen refusion til en medarbejder. Bilaget gemmes uanset om udlægget faktureres.

Kategorier

Nye organisationer får et sæt almindelige kategorier (Forplejning, Parkering, Bro/Færge, Hotel/overnatning, Materialer). Du kan oprette flere under Produkter — vælg blot typen Udlæg — og give hver kategori sin egen eksterne kode til regnskabet.

På faktura og lønseddel

Udlæg med et faktureringsbeløb tilføjes kundens faktura (med moms). Udlæg med et refusionsbeløb vises på medarbejderens lønseddel under "Udlæg refunderet". Når et udlæg er faktureret, låses det mod redigering og sletning — slet den tilhørende fakturakladde for at låse op.

Bilag (valgfri)

Du kan vedhæfte et bilag til et udlæg — typisk en kvittering som JPG, PNG, WebP, HEIC eller PDF. Maks. 10 MB pr. fil. Bilaget er valgfrit; udlægget gemmes uanset om du tilføjer en kvittering eller ej.

I dialogen klikker du Vælg bilag og finder filen på din enhed. Har du allerede et bilag på udlægget, kan du klikke Fjern for at slette det (eller blot vælge en ny fil for at erstatte det). På udlægslisten vises en paperclip-ikon i kolonnen Bilag — klik på den for at åbne kvitteringen i en ny fane.

Bilag opbevares uden for den offentligt tilgængelige webrod og hentes via en adgangsbeskyttet adresse, så kun indloggede brugere fra din organisation kan se dem. Sletter du udlægget, fjernes bilagsfilen automatisk.